發布會活動方案建議

具體的活動方案格式與范文可以參見公關之家站內——《危機公關策劃書模板怎么寫？這有案例范文》、《公關專員具體做什么工作？附活動策劃方案》等內容，本文主要針對市場公關發布會的策劃及作者實踐過的內容進行介紹。

1. 活動背景

xx公司經過n年對xx行業的深入研究與探索，針對行業中存在的技術難點，以及現今競品系統所存在的各類漏洞與不便，研發推出安全精密且易于管理的“乾坤石”大數據風控平臺解決方案，并預期于2019/x/x上海xx區xx大廈會議廳，將此套行業解決方案通過新品發布會形式充分展現給xx行業的頭部企業客戶。

2. 策劃準備

l 發布會主題

發布會活動的主題名稱需要便于記憶和理解的創意，能夠直指會議核心議題、彰顯企業及品牌的文化底蘊，以及展現出會議中所發布產品的核心價值。

行業性風控系統涉及的學科多種多樣，且系統本身的精密性、專業性與復雜度都不適合于作為品牌傳播主題，而相對其所帶來的效果和優勢特點卻能夠使受用者結合行業經驗快速聯想到其中的含義，也能讓其他行業相近需求的客戶快速產生興趣與關注。

“乾坤隨意而動——xx行業大數據風控平臺‘立標’發布會”中乾坤代表著天地日月之間萬物的精密運作，而隨意而動則清晰表明產品所具備的優勢，立標發布會卻是在宣布產品屬于行業中樹立全新標桿性質的產品發布會，有助于吸引xx行業內頭部企業和專家的關注。

l 活動目的

清晰的活動目的有助于增強品牌的知名度和增加合作機會，一種用于舉辦方和協辦方快速理解策劃方案，另一種是用于邀約嘉賓、媒體、目標客戶等參與者的介紹。

l 活動時間

根據xx公司所在行業內近期的所有發布會動態，選擇具有營銷優勢的契機時段，并盡力避免強勢品牌的會議安排沖突，尤其可以參考既定的關鍵參與者時間安排，如目標行業中的關鍵客戶、優質老客戶、預定客戶的安排規劃。

另一方面還要充分考慮媒體傳播策略的需求，為媒體訪談與出稿投放預留時間，比如需要媒體在周五完成出稿投放并在周末兩天實施增強傳播，這便需要安排在周二或周三舉辦發布會，并在期間至少留有一天作為公司公關部門與媒體之間的溝通和自媒體宣發時間。

l 活動地點

根據發布會嘉賓、參會者、舉辦方、協辦方等各方需求因素，以及活動對場地室內的環境、設備、格局、容量、網絡與信號狀態、配套設施等方面的需要，甚至是場地配套服務、周邊配套環境、住宿餐飲等增效條件。很多會議舉辦方會忽視周邊配套環境，如旅游景點、購物休閑場所、吃喝玩樂場景等，這些因素是增加邀約成功率和目標公眾到場率的要點。

會議室內、通道、餐宿環境的布展有時是趣味創意的關鍵點，尤其結合天氣、交通、地區文化等特點發揮創意并制定復數的布展方案，這種會議優化增效方式尤其適合連續多場的活動，使參與者每次都有新的發現與探索欲望是加強品牌形象記憶和聯想的有效手段。另外，曾經作者遇到過非知名企業邀約媒體和潛在客戶困難的現實問題，但經過研討發現大部分邀約都會因為嚴肅而主觀的介紹會議很難引起接待者關注，反而配套的介紹能夠形成差異性優勢獲得關注與青睞增加邀約成功率，甚至為重要目標人物多安排一名隨行人員都有著顯著增效。

l 目標對象

此次活動的主要目標是xx行業內的頭部企業決策人或專項高層管理者等關鍵人物，其次是行業內其他有意向或需求的企業關鍵人物，還可以在發布會邀約期間通過老客戶再帶動潛在客戶的挖掘。

另外，行業內專家的支持、主管部門負責人、權威媒體和垂直媒體的參會和支持也是活動中的重要公關對象。

l 確定參會方式

目標人群的屬性或多或少會影響到參會方式，但作為策劃人員不僅要考慮參與者心理需求，更要考慮會議格調、目標需求和預期效果分析制定適合的參會方式與渠道。

行業會議活動可以采用公開式或封閉式、報名式或邀約式，公開式適合于需要較好前期預熱效果的方案，封閉式適合于精選參與者的高格調方案，報名式適合于大型活動營造社會氣氛的方案，邀約式適合于小型活動增強關系的方案。有些不限目標人群屬性的活動可以考慮采取多種方式相結合的參會方式，靈活的組合方式對不同參與者所產生的心理感受和活動體驗都有明顯的影響效果。

3. 方案策劃

l 活動創意內容

包含活動中的呈現方式與特效創意植入，期間休息時段的演藝秀設計及靚點，活動發言者與發言內容、方向的設定等。如PPT講演、座談會、脫口秀、模擬展現、互動體驗等方式，產品獨特功能的興趣向、專業向、高難度等方向的展示，以及第三方競賽、苛刻條件挑戰、特色化的產品體驗等過程。

l 傳播推廣渠道

選擇媒體，主要選擇權威新聞媒體及網絡門戶網站、關鍵城市CBD廣告位、商務及公共場所廣告位，以及已有的良好媒體合作資源和自媒體資源渠道；

選擇宣傳位，此次活動適合于行業垂直類的權威媒體平臺中選擇插入位、貼片位、首頁、專欄頁，線下主要集中商業和商務場景，如CBD室內外廣告和機場、高鐵站等。其他網絡媒體的投放相對更加靈活，主要根據受眾類型選擇搜索引擎排名或廣告競價、社交平臺的話題與熱門搜索等曝光宣傳方式，如果是能在電商平臺出售的產品還可以考慮阿里系和京東系的購物平臺廣告位；

選擇時間，此活動適合選擇全程多平臺實時直播，而媒體廣告展示時段、時長的規劃，以及在活動預熱期、開幕期、發展期、結束期的投放次數需要根據預期需求規劃，并在活動啟動后在每個階段靈活調整具體執行計劃。

l 項目時間表

首先以發布會整體周期作為索引項目，然后根據月或周為工作周期分別將活動的準備預熱、場地物料、場景布置、邀約確認、安全檢驗、相關部門報備等項目，注明任務時長、啟動時間和完成時間等條件，并作為活動整體工作安排與推進的說明和備忘文檔。

l 物料設備準備

根據活動中所需要的常規物料和設備分別以電子版和打印版制定物料表格，電子版便于工作人員之間協同跟進與存儲、隨時調看，打印版用于流通審查及執行團隊核定等，表內包含物料和設備名稱、準備周期、起始時間、結束時間、負責人、執行人、任務關聯說明、備注等欄目。

實體物料準備與存儲運輸的注意事項一定要在表格中備注，電子物料實時跟進與資料備份要按照規定實施流程嚴格執行。作者建議策劃與執行負責人各存一份備用，以及借助協同辦公APP上傳共享的只讀物料表格。

l 人員任務安排

各部門參與互動實施的人員具體工作安排需要事先制作包含工作內容與責任權重的任務表格，呼應物料準備與項目時間等相應表單，或者根據活動執行團隊的協作配合度制定表單。人員任務表單是活動實施工作安排中的中軸作用，如果執行人員是長期合作的團隊建議采用以人員任務為索引的統一任務表單。

l 安全及緊急預案

舉辦活動過程中不能忽略的環節便是活動推進過程中的安全措施，如消防設備與通道、疏散計劃與協議、水電設施管理、緊急聯絡計劃、負責人及聯系方式，甚至是自然災害和不可抗力的影響干擾等。

緊急情況除安全相關問題外，還包括如設備設施故障、電力故障、時間延誤、物料損壞丟失等情況，需要根據場景、人員、物料、不可抗力等可能出現的情況策劃備用計劃或緊急處理協議。

場景包括設備、設施、電力、場地管理單位與人員等項目的管理計劃；人員包括邀約嘉賓、媒體、工作人員、場地管理者、第三方演藝團隊等關于延誤遲到與傷病急救各方面措施；物料包括運輸存儲、天氣影響、制作失誤、損害丟失等情況的應對和補救方式；不可抗力主要包含自然災害、非預期危險事件、突發不可控事件、場地或第三方事件等重大影響情況。

4. 經費預算

活動包含人員勞務、實施管理、媒介推廣、非預期經費四大部分，其中非預期經費根據活動舉辦方與承辦方的財務系統要求制定相關制度，而勞務、管理和媒介費用的具體項目與金額的詳細規劃是經費預算部分的核心內容。

建議將每個概況項目分為三層級進行列舉，能夠詳實且符合財務統計流程的規劃，方便各方的工作順暢推進。

5. 活動預估

活動效果的預估是根據策劃目標，將每個活動周期、具體項目所實現的品牌宣傳、產品業績、合作拓展等方向的實現程度，并且在此部分或方案設計中注明如何開展效果評估，如通過公眾調查、媒體統計、訪談或座談會等方式收集市場反饋情況并進行分析總結。

作者建議將此處內容以活動策劃的整體目標與具體目標為參考，然后根據策劃實施經驗、造勢規劃、實現能力等情況進行推演預測。

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